KÜTÜPHANE

Hepimizin bildiği üzere devletle ilişki ve iletişim kurma, pek çok hassasiyete dikkat etmeyi gerektiren önemli bir alan. Günümüzde henüz pek çok kurum bu alana yeterli düzeyde özen göster(e)mese de; bu durum, konunun kolayca es geçilebileceği anlamına gelmiyor. Zira pek çok dünya ve Türkiye özel sektör devinin bu konuda gösterdiği hassasiyet hem son derece yüksek düzeyde, hem de gün geçtikçe daha da artıyor. Keza son 10 yılda pek çok büyük şirketin münhasıran Resmi İşler Direktörü, Devletle İlişkiler Temsilcisi, Kamu İlişkileri Yöneticisi gibi konumlar oluşturarak bu alanda ihtisas sahibi kişilere bünyesinde yer vermeye özen gösterdiğini gözlemliyoruz. Kuşkusuz Türkiye’de nispeten daha yeni olan bu trend, tarihsel gelişimi olgunlaşmış daha eski demokrasiler olan Avrupa ve ABD’de köklü bir geçmişe sahiptir.

Devletle resmi iletişimde ilk olarak dikkat edilmesi gereken unsur kuşkusuz “üslup”tur"! İkili görüşmelerden heyet ziyaretlerine ve kalabalık toplantılara, ıslak imzalı resmi yazışmalardan telefon görüşmelerine ve epostalara kadar bütün iletişim modellerinde önce resmiyet ve nezaket, ardından kamu adabı doğrultusunda bir üslubu esas almak gerekiyor. Unutulmamalıdır ki; devlet “kural koyucu” ve “kural uygulayıcı” rolleriyle pek çok açıdan belirleyicidir. Bazen bir idari işlemin daha erken ya da geç uygulamaya sokulması açıktır ki iş hayatında çözümü son derece zorlu problemler yaratabilmektedir. İlgili alanda çalışan bürokratlar ise genellikle son derece yoğun bir iş yükü ve çalışma temposu altında her bir yazışmaya son derece sınırlı zaman ayırabilmektedir. Dolayısıyla bu sınırlı zamanı doğru kullanarak mesajı doğru iletmek için devlet geleneğinin getirdiği refleksleri bilmek, muhatabınızın okuma lenslerini anlamak ve buna göre hareket etmek hayatidir.

Bu doğrultuda belki evrensel düzeyde bilinen ve uygulanan temel kuralları yazılarımda ana hatlarıyla açıklamaya çalışacağım. Bugünlük ilk iki kural:

1. İlk Kural: Mesajı Doğru İletme Sorumluluğu Sizindir!

Dikkat edilmesi gereken ilk konu üslup olsa da; işleyiş kurallarını sıralamaya geldiğimizde (üslubu da kısmen içeren) öncelikli bir kuralı hep akılda tutmak gerekir. Bu kural ise tereddütsüz sorumluluğun kimde olduğuna dairdir!

Siz alanınızdaki her konuyu en iyi bilen, en iyi terminolojiye hakim bir profesyonel olabilirsiniz. Dünyadaki en güzel, akıcı, hukuki ya da teknik üsluba hakim de olabilirsiniz. Ancak sonuçta ilk bakışta önemli olan ne dediğiniz değil; ne anlatabildiğinizdir. Hatta bazen ne anlatabildiğiniz de değil, karşınızdakinin ilk anda “ne anladığını sandığıdır”, bu algı çoğu zaman da belirleyicidir. Kendi hayatınızdan da örnekler aklınıza gelecektir: Bazen anladığınızı sandığınız şey, açıklanandan çok farklı olduğu ortaya çıkar. Bu durum iletişimin kaçınılmaz doğasının bir sonucudur.

Unutmayın karşınızdaki kişinin sonsuz bir zamanı ve ilgisi yok. Sizi doğru anlama sorumluluğu olduğu bile tartışmalıdır ki, bilgi düzeyi ya da zihnindeki binlerce konu her zaman sizi “doğru” anlamasına imkan tanımayabilir. Böylece “Algı gerçekliktir!”, yani “Anlatabildiğiniz kadarsınızdır” ve “Marifetiniz ise iltifata tabidir”. Yani başarınız, karşınızdaki kişi ya da kişilerin sizi gerçekten “doğru algılayıp” takdir etmesine bağlıdır. Bu açıdan bakıldığında ise; mesajı doğru iletme sorumluluğu neredeyse tamamen size aittir.

2. İçerikten Önce Her Zaman Üslup Gelir!

Önce Resmiyet! Devletle ilişkilerde sizi yanıltmayacak yegane şiar belki de budur. Kuşkusuz bazı bürokratlar ve özellikle de siyasetçiler çok daha içten, hatta samimi bir üslubu tercih edebilir. Sınırlı zamanlarla yarışırken resmi formatta yazılmış uzun cümle ve sayfalar yerine bir cümle ile derdinizi ya da önerinizi ifade etmenizi isteyebilir. Hatta aşırı resmiyet bir süredir görüşmekte olduğunuz kişilerde samimiyetsizlik ya da güvenilmezlik hissi dahi yaratabilir. Ancak ilişkileri öncelikle resmi üslupla başlatmak, hatta mümkünse büyük ölçüde bu çerçevede korumak ve sürdürmek çok değerli ve önemlidir.

Unutmayın sizin devletle iletişiminiz her ne kadar kişiler arasında bir iletişim gibi görünse de sadece böyle değildir: Devletle iletişiminiz her zaman özünde hukuki sorumluluklar ve yaptırım gücü taşıyan kurumlar arası bir ilişkidir. Yanılmayın, bu durum iletişiminiz samimi bir çerçeve ya da atmosferde de olsa hala geçerli ve doğrudur. Beklenmedik sonuçların yıkıcı etkisinden kurtulmak için bu konu asla unutulmamalıdır!

Örneğin ziyaret ettiğiniz bir makamda sohbet ederken benimseyebileceğiniz üslup; makam sahibi ile ne kadar yakın olursanız olun, hatta ailenizden bile olsa resmi bir yazıda resmi üsluba dönüşmelidir. Bu samimiyetsizlik değil profesyonelliktir. Güvenilmezlik değil, aksine güvenilir olduğunuzun göstergesidir, çünkü siz ilişkiyi istismar ederek ya da modeli doğru kurmayarak karşınızdakini zor durumda bırakmamak için hassasiyetle davranmışsınızdır.

Bu konu bir diğer boyutuyla da vurgulanmayı hak eder: Üsluptan kasıt sizin doğru olduğuna inandığınız üslup değildir! Kast edilen, kültürel ya da hukuki olarak hedef kitlenizin benimsediği üsluptur. Yazışmakta veya konuşmakta olduğunuz kişi Londra Belediye Başkanı’ysa görevde olduğu sürece “Lord” unvanı taşıdığını bilmek ve bunu kullanmak sizin sorumluluğunuzdur. Türkiye’den de sade ama önemli örnek vermek gerekirse sanırım şu örnek ideal olacaktır: Resmi bir kuruma yazı yazarken günlük hayatın “kibar” ifadesi olan “rica ederim” kalıbını unutmak gerekir. Zira kamu jargonunda “rica etmek” ibaresi doğrudan “talimat vermek” anlamına gelir ve karşınızdakine sizin onun “hiyerarşik üstü”, bir anlamda amiri olduğunu düşündüğünüz rahatsızlığını yaratır ya da en azından yaratma ihtimaline sahiptir.

Üstelik bu ikinci örnekteki konu sadece devlet adabı ve kültürü kaynaklı değildir. Bu alanı düzenleyen hukuki bağlayıcılığı bulunan bir mevzuat da bulunmaktadır: T.C. Başbakanlık tarafından Bakanlar Kurulu Kararı olarak 2004 yılında yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usullar Hakkında Yönetmelik kamu ile irtibatı bulunan her kurumsal iletişimcinin mutlaka hakim olması gereken bir mevzuat unsurudur.

Eray Akdağ
TÜSİAD Ankara Daimi Temsilcisi

Tanım 2
Tanım 3

HAKKIMIZDA

“Yaşanan küresel ve toplumsal değişikliklerle birlikte temsili demokrasinin yerini katılımcı demokrasi ve yönetişimin alması, kamunun ve iş dünyasının çalışma dinamiklerini, dolayısıyla kültürünü değiştirdi. Bu değişim, “kamu iletişimi ve kurumsal ilişkiler”i bir disiplin olarak tanımlama gerekliliğini doğurdu.

Kamu İletişimi ve Kurumsal İlişkiler Yönetimi Derneği (KİYED), bir sivil toplum kuruluşu olarak...” devamı için tıklayınız.

E-BÜLTEN